オープンラボ企画の振り返り


今年7月頃オープンラボを開催すると決めてから、我々研究開発G内で実行委員会を立ち上げて準備を進めました。
どのように企画・準備を進めたのかの概要をご説明したいと思います。

  1. [8/2]まず研究チームの代表者数名でオープンラボの方向性を仮決めしました。以下の項目が含まれます。
    • 目的:何のために
    • コンセプト:キャッチフレーズ
    • ターゲット:どんな人に来てもらいたいか
    • 目標:成功を判断するための指標。今回は初回に付き開催できれば良しと考えていました。
    • 評価指標(KPI):集客人数など今後の参考とするための指標
    • 時期:いつ頃、何日間やるか
    • 規模:何人ぐらい来ていただきたいか
    • プログラム概要:招待講演の有無、我々の研究発表形式
  2. [8/9]準備と運営はG全員が協力する前提ですが、いくつかのロール(チーム)を定義しました。
    • オーナー(谷田):責任者+講演依頼
    • リーダー(1人):全体スケジュール、予算、会議の議長
    • 設備(3人):会場手配、備品やポスター印刷の手配
    • 広報・集客(4人):Webやチラシの手配、メールによるご案内など
    • 当日(3人):当日プログラム準備、設営リーダー、司会進行
    • 懇親会(2人):会場や飲食物の手配など
  3. [8/13]ここで、G全員に方向性を確認してもらい、どのチームに入るか決めてもらいました。
    自主的な人が多く、あっという間に分担が終わった記憶があります。
    ちなみに広報・集客チームは偶然女性のみとなり、その後「なでしこ」ならぬ「ひなげし」というチーム名まで付けていました
  4. [8/16]チームを決めてからは、各チームのリーダーが集まっての打ち合わせとなります。初回は課題の洗い出しを行いました。
  5. [8/23]その後は全体スケジュール(下図)を一度作成しましたが、具体的な進行は各チームお任せで、時々進捗を共有したりした程度です。
  6. [12/10]最後に振り返りを行いました。予想以上に良くできた部分もありますが、いくつか課題も見つかりました。一部を紹介しますと、
    • 予想以上の方にお越しいただいたため、説明が行き届かなかった
    • 弊社内での告知が不十分で、行っていいのか分からないという社員がいた(もちろん、我々の研究を知ってもらうため、社員にも解放していました)
    • せっかく機能があるのに、Web登録者の登録経路を取り忘れた
    • (今後規模を拡大するなら、)我々は説明員に徹し、当日はもっと他部署に協力を求めた方が良い
    • 来年は東京でも何かやりたい
    • などなど

図(クリックで拡大):
GoogleSitesで作った
運営用サイトのサイドメニュー

ちなみに私はリーダーという肩書きで会議の進行などさせていただきました。個人的な反省と感想としては、

  • 当Gメンバーにはこの種のイベント経験は無いはずなのですが、みんな積極的で予想以上にスムーズに準備が進んだ気がします。
  • 弊社広報担当はさすがイベントの経験が豊富で本当に助けられました。
    最初は軽い気持ちで声を掛けとこうか、ぐらいだったのですが我々では至らないところが多く、
    どんどん色々なことを提案してもらい、また手伝ってもいただきました。感謝しています。
  • 集客・広報の仕事は予想以上に多く、一部の人に作業が集中してしまったかも知れません。
  • オープンラボ直前と直後でリーダーの段取りが不十分で、終了後のタスク(例えば来場者へのご連絡など)などバタバタとさせてしまいました。
    みなさん、すみません。

といったところです。
最後になりましたが、ご来場いただいた皆様には改めて感謝申し上げます。
来年も、どうぞよろしくお願いいたします。


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